浅谈电子信息档案管理

    随着社会的发展，电子档案管理与应用已经成为我们日常工作中不可缺少的一部分，电子档案与传统的纸质档案有着本质的差别，电子档案因其形成的特点和存储的特殊性，决定其管理方法也与传统的纸质档案管理有着很大的不同。因此档案管理者应清楚了解和熟练掌握电子档案的形成规律和管理方法，充分管理好和利用好电子档案。
    一、什么是电子信息档案
    所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。电子档案是通过计算机编码转换形成的文件，它的形成、储存、读取都由计算机系统来完成，要保存电子档案只需通过管理系统便可实现，不必像纸质档案一样需要很多载体对文档进行保存，且电子档案不像传统的纸质档案那样只要做出来就不可随意修改，这是电子档案的一大特点和优点，但同时也是它的缺点。因为电子档案可修改的特性，储存的文档若没有得到好的保护，就会很容易被篡改，使文档所有者和使用者都受到损失。
    容易被复制也是电子档案的一大特点。传统的纸质文档要复制需要有一定的载体，电子档案要复制则不需要这些载体，只要简单的建立一个文档再复制过去就可以实现信息共享。若文档较为隐私，或者属于商业机密时，电子文档被复制的特性，会很容易造成国家、个人隐私或商业机密被泄露。
    电子档案的另一特性就是容易被删除。传统的纸质档案都有专用的档案室或者文件柜对其进行保护，一般不会被他人接触，虽有可能会损坏，但是被删除或更改却几乎不可能。而电子档案因为其特殊的形成过程及保存方式，容易被人取得对文件的操作权限，从而对档案进行随意的删除。电子档案如果没有备份，一旦被删除就不可恢复，并且电子档案丢失很难被察觉，也很难找到档案丢失的原因及丢失的时间。
    二、如何做好电子档案的管理
    首先，实行纸质档案与电子档案配套管理，使二者有机的结合起来，共同归档；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。具体做到：
    1、做好电子档案使用中的控制与管理
    其一，设置好档案密级，按照档案法的要求进行划空和提供利用，做好利用系统注册登录。其二，应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，同时，尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。其三，对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
    2、严格控制电子档案的可转换性
    由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案部门必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
    3、优化专业结构，建立新时代的档案管理人员队伍
    在电子文件日益发展的今天，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文秘、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
    在信息时代下，电子档案的应用越来越广泛，对电子档案的管理要求越来越高，如何更好的对电子档案进行管理是一项复杂却不可回避的问题，因此，仍需对改进电子档案的管理进行更深入的研究，以实现对电子档案更好的管理和利用。